Một số hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý và sử dụng mẫu con dấu DN

Đối với con dấu đã hết thời hạn sử dụng

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh Nhà nước. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP không quy định về thời hạn sử dụng của con dấu.Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA thì con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày được cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Tuy nhiên, hiện nay chưa có hướng dẫn xử lý đối với những con dấu của doanh nghiệp do cơ quan công an cấp trước đây và đã hết thời hạn sử dụng theo Thông tư số 21/2012/TT-BCA nêu trên. Do vậy, để xử lý vướng mắc nêu trên, trên cơ sở thống nhất với Bộ Công an, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã hướng dẫn thực hiện với nội dung chính như sau:Luật Doanh nghiệp 2014 đã tạo nên bước cải cách lớn trong khung khổ pháp lý về con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp được tự quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu. Thủ tục thông báo con dấu cho cơ quan nhà nước cũng hết sức đơn giản, theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo chơ cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký để được cơ quan công an cấp giấy chứng nhận như trước đây.

Ngày 01/7/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, thay thế Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP nêu trên thì Nghị định này không điều chỉnh đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư.

Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”.

Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng con dấu đã hết thời hạn sử dụng và không phải thực hiện thủ tục thông báo về việc tiếp tục sử dụng con dấu đó đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp thay đổi số lượng con dấu, nội dung và hình thức mẫu con dấu thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Đối với việc tăng số lượng con dấu của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Theo đó, mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Như đã trình bày ở trên, Luật Doanh nghiệp 2014 đã tạo nên bước cải cách lớn trong khung khổ pháp lý về con dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được tự quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu. Thủ tục thông báo con dấu cho cơ quan nhà nước cũng hết sức đơn giản, theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo chơ cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký để được cơ quan công an cấp giấy chứng nhận như trước đây.

Tuy nhiên, hiện nay chưa có hướng dẫn xử lý đối với trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP muốn làm thêm con dấu thứ hai. Để xử lý vấn đề nêu trên, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã có hướng dẫn với nội dung cơ bản như sau:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”; “Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP muốn làm thêm con dấu thứ hai và con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước giống với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước khác với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.       

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP nêu trên thì cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.

Những chính sách nhằm tháo gỡ các vướng mắc như vừa nêu trên được kỳ vọng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, qua đó sẽ góp phần tạo thuận lợi hơn nữa cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động trên thị trường./.